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第205章 文件流程优化难,协作低效添烦恼

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灵脉通道的蓝光渐渐消散,钱提着装有灵脉米的布包,回到了熟悉的财神殿。刚推开殿门,案桌上堆积的文件就扑面而来 —— 比他下凡前更高了些,红色的 “紧急” 标签在灯下发亮,像是在无声地催促。仙童快步迎上来,递上一份刚收到的《跨仙界贸易结算补充报告》,苦着脸:“大人,您下凡这两,各部门送过来的文件又多了 30 余份,财政司还派人来问过三次风险报告的批复意见,贸易司也在催仙凡联名商品的审核结果……”

钱揉了揉还带着几分烟火气的衣角,将布包轻轻放在偏殿,转身走向案桌。他随手拿起几份文件翻看,眉头瞬间皱紧:财政司送来的《仙玉放贷月度汇总》,用的是印着仙玉纹的米黄色绢纸,字迹是传统的庭篆体,还附着三张手写的附件;旁边贸易司的《灵脉织布机纠纷处理纪要》,则用的是泛着微光的灵脉符纸,文字是简体仙文,附件全是打印的表格;最下面压着的《底层神仙贷款申请清单》,竟用的是凡间的白色宣纸,字迹潦草,还有多处修改的痕迹。

“格式乱七八糟,连文字字体都不统一,这怎么整理归档?” 钱叹了口气,想起下凡前堆积的文件,又看了看眼前的新文件,突然意识到:文件处理效率低,或许不只是 “忙不过来”,而是流程本身就有问题。他立刻让人去通知金宝,让他牵头梳理 “庭文件流转流程”,务必找出效率低的根源。

三后,金宝拿着一份厚厚的《文件流程梳理报告》,满头大汗地走进财神殿。报告里用红笔标注了两大核心问题,每一条都让钱触目惊心:

一、流程痛点:格式混乱 + 审批重复,效率低到离谱

“大人,您看这张对比表。” 金宝指着报告中的表格,上面清晰列出了各部门的文件情况 —— 财政司、贸易司、法务司等 8 个核心部门,使用的文件载体竟有 5 种(仙玉纹绢纸、灵脉符纸、凡间宣纸、普通仙纸、皮质卷轴),文字字体有 3 类(庭篆体、简体仙文、仙凡通用文),附件格式更是五花八门(手写、打印、灵脉投影、口头补充)。

“光是整理这些文件,每就要花掉两名助理 3 个时辰。” 金宝无奈地,“财政司的文件要用篆体字典翻译,贸易司的灵脉符纸需要专门的阅读器才能看全内容,凡间宣纸的文件还容易受潮损坏,上周就有一份贷款申请单因为墨迹晕染,不得不让凡间官府重新提交……”

更严重的是审批环节的重复。金宝拿出一份《仙凡联名灵脉茶工坊资质申请》,上面密密麻麻盖着 6 个部门的印章,旁边标注着审批流程:“先由贸易司初审(2 )→ 财政司审核资金风险(2 )→ 法务司核查合规性(2 )→ 贸易司复审(1 )→ 政务处终审(1 )”,整个流程下来需要 8 ,且贸易司既初审又复审,财政司与法务司的部分审核内容还高度重叠(如都需核查商户的信用记录)。

“有个凡间商户申请新增灵脉使用额度,光审批就花了 10 ,等批下来,灵脉作物的种植期都过了一半。” 金宝补充道,“还有的项目,明明是同一个内容,却要向 3 个部门分别提交文件,比如跨仙界贸易项目,既要给贸易司送‘合作方案’,给财政司送‘资金预算’,还要给法务司送‘风险评估’,其实三份文件里有 60% 的内容是重复的。”

钱越听越生气,拿起笔在报告上重重写下 “流程冗余,效率极低” 六个字。他想起下凡时苏清的 “做事要接地气,别让规矩绊住脚”,心里有了初步的解决方案:“必须推‘文件标准化方案’,统一格式、简化审批,不然再多的人手也忙不过来。”

二、方案制定:统一格式 + 线上平台,瞄准效率提升

当下午,钱就组织联合办公室的核心成员,召开 “文件流程优化会议”,正式提出 “文件标准化方案”,核心包含两大举措:

1. 文件格式全统一:动态编码灵脉纸成标配

“所有部门的文件,统一使用带动态编码的灵脉纸。” 钱展示了一张样本纸 —— 纸张泛着淡淡的灵脉蓝光,右上角有一个实时跳动的二维码(即动态编码),纸张边缘印着 “庭通用文件” 的字样,文字统一为 “仙凡通用文”(兼顾庭与凡间的阅读习惯)。

动态编码的作用有三:一是记录文件的 “全生命周期”,扫码可查看文件的起草人、修改记录、审批进度;二是防止伪造,编码与文件内容绑定,一旦修改,编码会自动更新;三是便于归档,编码包含文件类别(如财政、贸易、民生)、提交时间等信息,系统可自动分类存储,无需人工整理。

“以后不管是财政司的报表,还是贸易司的报告,都用这种纸,附件统一为电子版,嵌入文件的动态编码中,扫码就能查看。” 钱补充道,“这样既能解决格式混乱的问题,又能减少纸张浪费,还方便跨部门查阅。”

2. 线上审批平台:减少重复,一键流转

针对审批环节重复的问题,钱提出搭建 “庭文件线上审批平台”,平台与各部门的系统打通,实现 “一次提交、多部门共享、自动流转”:

提交环节:用户只需在平台上提交一份文件,系统会自动根据文件类别,将相关内容同步至对应部门(如跨仙界贸易项目,提交后自动同步给贸易司、财政司、法务司),无需重复提交;

审批环节:取消重复的审核内容,如财政司与法务司都需核查的 “商户信用记录”,由平台自动调取 “仙凡信用互通系统” 的数据,生成统一的信用报告,两部门共享;审批流程从 “线性流转” 改为 “并行流转”,如贸易司初审与财政司风险审核可同时进行,缩短审批时间;

进度查询:用户可通过平台实时查看审批进度,哪个部门已通过、哪个部门还在审核、需要补充哪些材料,都一目了然;审批完成后,文件自动归档至平台数据库,方便后续查阅。

“按照这个方案,审批时间至少能缩短 40%,重复劳动减少 60%。” 木的技术团队估算后,给出了乐观的预期,“线上平台还能设置‘紧急文件优先通道’,像之前的灵脉异动报告、民生应急贷款申请,能实现 24 时内审批完成。”

参会的年轻团队成员纷纷表示支持,金宝更是激动地:“要是早有这个方案,我就不用每加班整理文件了!之前有个商户的贷款申请,光是复印文件就用了半时间,现在线上提交,太方便了!”

三、推行受阻:保守派反对 + 技术滞后,方案难落地

方案制定完成后,钱信心满满地准备推行,可没想到,刚迈出第一步就遭遇了阻力。

首先是保守派仙官的反对。钱带着方案找到财政司司长(一位任职 300 年的老神仙),希望财政司能率先试点使用动态编码灵脉纸。可司长接过样本纸,翻来覆去看了半,眉头皱得能夹死苍蝇:“钱大人,这纸看着倒是新鲜,但我们财政司用仙玉纹绢纸已经 200 年了,上面的篆体字是老祖宗传下来的规矩,岂能改就改?”

“司长,统一格式是为了提高效率,动态编码还能防止文件伪造,对财政数据安全也有好处。” 钱耐心解释。

“效率再高,也不能丢了传统。” 司长放下样本纸,语气坚决,“我们财政司的文件,涉及庭的核心财务数据,用新纸、新字体,万一出了差错谁负责?传统流程能沿用这么久,自然有它的道理,不能轻易改。”

不仅是财政司,法务司、政务处的几位保守派仙官也纷纷表示反对,理由大同异:“传统不可破”“新格式不熟悉,容易出错”“线上审批不安全,数据可能泄露”。他们还联合提交了一份《关于维护传统文件流程的意见书》,要求暂停方案推行,“待充分论证传统与创新的利弊后再议”。

保守派的反对还没解决,技术层面又出了问题。木的技术团队反馈,线上审批平台的研发比预想中复杂:“平台需要与 12 个部门的现有系统对接,每个部门的数据库格式都不一样,光是数据兼容就要至少 3 个月;动态编码的加密技术也需要升级,防止被破解;还要开发移动赌适配版本,方便仙官随时随地审批,整体研发周期至少要半年。”

“能不能先推出简化版平台,先解决重复提交的问题?” 钱问道。

木无奈地摇了摇头:“简化版倒是能快些,但功能不全,比如无法实现并行审批、信用数据共享,效果会打折扣,还可能引发新的混乱,不如一步到位做好。”

方案推行陷入僵局。钱看着案桌上依旧堆积的文件,心里满是无奈。他想起之前应对假玉危机、灵脉异动时,虽然挑战大,但目标明确,只要找准方向、集中力量,很快就能解决;可现在,只是优化一个文件流程,却要面对保守派的阻挠、技术研发的滞后,每一步都走得磕磕绊绊。

一周后,钱再次召开会议,试图协调各方:他妥协了保守派的部分要求,同意 “传统篆体字可作为文件的附加字体,标注在仙凡通用文下方”;也与技术团队约定,先推出 “半线上半线下” 的过渡方案 —— 文件仍需提交纸质版,但通过动态编码关联电子版附件,审批环节先取消 1 个重复部门,待线上平台研发完成后再全面推校

可即便如此,方案的推进依旧缓慢。财政司虽然同意使用动态编码灵脉纸,但坚持要在纸上同时印上仙玉纹;技术团队的过渡方案,也因为要适配各部门的系统,迟迟无法落地。钱看着案桌上新送来的文件,有的用着统一的灵脉纸,有的依旧是老样式,还有的一半新一半旧,整理起来比之前更麻烦了。

仙童端来晚饭,钱却没什么胃口。他坐在案前,拿起一份用新灵脉纸写的《灵脉米种植补贴申请》,扫码查看附件,发现贸易司与财政司的审核意见都写在上面,可政务处的审批还没下来,理由是 “需要再核对传统流程中的签字记录”。

“应对大危机时,大家能放下分歧,齐心协力;可到了日常事务优化,却各有各的顾虑,各有各的理由。” 钱轻声感叹,第一次觉得,那些看似琐碎的日常烦恼,比假玉危机、灵脉异动更考验人 —— 大危机有明确的敌人,能凝聚人心;可日常优化,面对的是根深蒂固的习惯、难以协调的利益,需要的不是 “雷厉风斜,而是 “耐心磨合”。

窗外的月光洒在文件上,动态编码的蓝光与仙玉纹的金光交织在一起,像是传统与创新的拉扯。钱拿起笔,在《文件流程优化进度表》上写下 “本周推进:财政司灵脉纸试点 10 份文件,技术团队过渡方案初稿完成”。他知道,方案的推行还需要时间,或许会遇到更多阻力,但只要能一点点改善,哪怕每只优化一份文件的流程,也是在向效率提升的方向前进。

“解决日常烦恼,比应对大危机更需要耐心啊。” 钱放下笔,揉了揉发胀的太阳穴,目光又落在了偏殿的布包上 —— 里面的灵脉米还散发着淡淡的清香,像是在提醒他,下凡时看到的那些真实的民生需求,才是推动流程优化的最终动力。他深吸一口气,重新拿起一份文件,开始仔细审阅。

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